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電話のマナー

就職活動中、企業との連絡手段として度々電話をかけることがありますが、いざ電話をかける時に困らないように、ビジネスとして一般的な電話のかけ方やマナー、その対応方法などをご紹介します。

なお、電話マナーにも人と会うときと同様、TPOのマナーがあります。電話をかける際も、「TPO(時間と場所、場合に合った方法)」を考えて対応しましょう。

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就職活動中の電話マナー

電話をかける時間帯

企業によって区々ですが、例えば9:00〜10:00の就業開始直後や、17:00〜18:00の就業終了間際の時間帯に電話をかけることは遠慮した方がいいでしょう。

なぜなら、多くの企業は朝の就業開始直後にミーティングや一日の業務計画を立てたり、就業終了間際に業務整理や翌日の準備などを行う重要な時間帯であるからです。よって、これらの時間帯のように、慌しいことが容易に判断できる時間帯に電話をかけることは避けましょう。

適切な時間帯

就業時間が9:00〜18:00の企業の場合


電話をかける場所

自宅以外の場所から電話をかけるのであれば、車の行き来が比較的少なく、かつボックスつきの公衆電話からかけるのが望ましいでしょう。周囲の雑音が入りやすい場所だと、相手の声が聞き取りづらい場合が多く、「すいません、もう一度お願いします」や「声が聞き取りづらいので…」のように、相手に何度も聞き返すことになりかねません。これらはビジネス的にも大変失礼ですし、タブーとされているからです。

また、相手からかかってきた場合は例外ですが、電波の状態が不安定になりがちな携帯電話からかけることも絶対にやめた方がいいでしょう。さらに、公衆電話からかける場合でも、話している最中に着信音が鳴っては困るので、携帯電話の電源を切っておくことをお勧めします。


電話をかける際のコツ

緊張してあがってしまったり、伝えたいことをうっかり忘れてしまったりすることはよくあります。しかし、社会人になる(なった)以上、忙しいビジネスマンを相手に話すのですから、このようなことがないよう下記の点に注意しましょう。

  1. 伝えたい用件をあらかじめメモっておき、復唱しておく。
  2. 伝えられた用件をすぐにメモれるよう、筆記用具を手元に準備しておく。
  3. はっきりとした口調で話し、元気よく対応する。

例:電話の話し方と対応

人事:
「はい、○○建設総務部採用担当の□□です。」

学生:
「私、△△大学の××と申します。資料請求の件でお電話いたしました。今、お時間よろしいでしょうか?」

注意点:
まず自分の名を名乗り、用件伝える。代表電話を通したとしても、担当者が出たら再度名乗ること。そして、話す時間があるのかを必ず聞く。また、多くの企業は1〜2コール以内には電話を取るので、心の準備もしておく。


人事:
「はい、どうぞ。」

学生:
「ありがとうございます。私は現在、建設業界を中心に就職活動をしておりまして、特に御社につきましては、以前施工されました○△□に深い感銘を受けており、興味を持っております。そこで、よろしければ御社の会社資料をお送りいただけないかと思い、電話をいたしました。ご迷惑でなければ、受け取りに伺いますが、いかがでしょうか?」

注意点:
まず、時間を取ってもらうことにお礼をし、簡潔に電話の目的を伝える。そして、相手に何かを依頼する場合は、できるだけ手間を取らせないような一言を加えると相手も受けやすい。


人事:
「申し訳ありません。本年度の会社資料は○○日頃出来上がる予定です。用意が出来次第お電話を差し上げるという形でもよろしいですか?」

学生:
「はい、もちろん結構です。ありがとうございます。」

注意点:
依頼に対応してくれたことをお礼する。


人事:
「それではもう一度、学校名、お名前、お電話番号(、ご住所)をお願いします。」

学生:
「はい。△△大学の××と申します。電話番号は…(、住所は、郵便番号…、東京都…)です。お手数おかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。本日は、お時間をいただき、誠にありがとうございました。」

注意点:
住所を伝える場合は、必ず郵便番号も伝えること。最後に、時間を取って対応してくれたことに対するお礼を必ず述べる。


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