訪問先マナー
たとえはじめてであったとしても、しっかりと事前に準備をしておけば、気持ちに余裕が生まれます。また、前日にイメージトレーニングをしておくことにより、当日はスムーズに訪問することができるでしょう。
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訪問の心構え
アポイントの取り方
- 訪問目的と予定所要時間を伝える
- 例：「先日お伝えしました、○○の件で30分ほどお伺いしたいのですが…」
- 自分の候補日・時間を挙げ、先方にもリストアップしてもらう
- 例「お日にちは3日、5日、7日の午後以降でしたら何時でもお伺いできますが、○○様のご都合はいかがでしょうか？」
- 同行者がいる場合、役職と人数を伝える
- 「当日は、主任の○○と私の2名で参りますので、よろしくお願いいたします」
前日
- 持参する資料などは前日までに準備しておく
- 資料の予備は1部以上控えておく
- 名刺は余分に準備、名刺入れも確認しておく
- 訪問先の住所・電話番号を確認し、地図もプリントアウトしておく
- 会社名・部署・担当者名を確認しておく
- 名刺がある場合は必ず持参する
- 1〜3日前にアポイントの確認を入れる
当日
- 身だしなみを整える
- 到着（受付）は約束の5分〜10分前を目安にする
- 遅くても早くても相手の予定を狂わせるのでダメ
- 早く着き過ぎても、路地裏などでタバコを吸わない
- 万が一遅刻しそうな場合は、分かった時点で連絡を入れる
- 直前の連絡はNG
- 上司や社内の人に、行き先・帰社予定時間を伝えておく
到着後
- 建物に入る前に携帯の電源をオフにしておく（バイブもダメ）
- コートは建物に入る前に脱ぎ、手に持っておく
- 面会の約束を受付に伝える
- お茶を出されたら待ってる間は飲んでも構わないが、帰る際にお礼を言う
- 名刺交換をする前に立ったまま挨拶をする
- 例：「本日はお忙しい中、お時間をくださりありがとうございます」
- 名刺交換（参考：名刺交換）を行い、訪問の目的・用件を手短に伝える
- カバンは机・イスの上ではなく足元に置く
- 用件を処理し、決定事項を相互に確認できたら引き上げる
- 書類や名刺入れなど、全てを片付けてから立ち上がるとスマート
訪問先でのタブー
- 長居し過ぎる
- 携帯電話が鳴り出す
- 連絡も入れずに遅刻をする
- 打ち合わせ中にタバコを吸う
- 担当者以外に挨拶をしない
- 到着が早過ぎる（15分以上）
- （夏）上着を脱いで建物に入る
- （冬）コートを着たまま建物に入る
- 話している最中に腕組・足組をする
- すすめられる前に、お茶を飲んでしまう
- 勝手に上座に座る（参考：席次・席順）